Communautés

Est-il temps pour votre association communautaire de vérifier ses documents de gouvernance?

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Dans d’autres articles, nous avons discuté des documents du conseil d’administration d’une association de propriétaires. De nombreuses communautés ont été créées il y a 20 à 40 ans avec des documents de gouvernance qui fonctionnaient bien pour le promoteur et, pour la plupart, pour l’association communautaire. Cependant, bon nombre de ces documents gouvernementaux sont désuets. La Virginie et les lois fédérales concernant les associations communautaires ont considérablement changé. Si votre conseil d’administration n’a pas vérifié vos documents de gouvernance communautaire au cours des 5 à 7 dernières années, il devrait le faire.

Qu’est-ce qu’une «vérification» de nos documents de gouvernance?

Un «audit» de vos documents est une évaluation approfondie par le conseil d’administration de votre HOA en collaboration avec l’avocat de votre association. Le conseil examine chaque document et note que certaines sections ne sont pas claires, ne sont plus appliquées, ne semblent pas s’appliquer à votre communauté, protègent un développeur disparu depuis longtemps ou ne fournissent pas à l’association des remèdes adéquats. Le conseil dresse une liste des préoccupations ou des problèmes auxquels la communauté est confrontée, tels que les maisons non entretenues, de nombreux examens en retard ou les capacités d’application de la loi de l’association. Le conseil fournit ces informations au mandataire de l’association.

Quand les documents doivent-ils être modifiés?

Bien qu’il existe de nombreuses raisons de changer de document, ces 7 raisons sont les plus courantes:

1. Les documents ne sont pas conformes à la loi de Virginie ou à la loi fédérale.

Le conseil d’administration d’une association de quartier est composé de bénévoles. Les documents non conformes à la loi créent des difficultés et des coûts pour une association communautaire. Les membres du conseil lisent les documents et décident qu’ils doivent appliquer une convention, pour découvrir que la convention a été annulée par un changement de loi. Plutôt que d’exiger la participation constante d’un avocat pour interpréter et conseiller l’association sur la question de savoir si les dispositions des documents ont été modifiées par une nouvelle législation, des documents modifiés qui sont conformes à la loi permettent au conseil de s’acquitter de ses fonctions. à effectuer sans l’intervention continue et constante d’un avocat.

2. Les documents contiennent la langue du déclarant / développeur.

Une fois la période du développeur / déclarant terminée, le conseil devrait envisager de supprimer les dispositions relatives aux droits du développeur / déclarant. La plupart des dispositions relatives aux droits des développeurs / principaux ne seront probablement plus pertinentes et peuvent semer la confusion chez les propriétaires. La suppression de ces dispositions clarifie le document et peut souvent entraîner une diminution significative du nombre de pages de vos documents.

3. Les documents contiennent des pourcentages de quorum élevés pour les réunions ou des exigences difficiles pour modifier les documents.

De nombreuses associations traitent avec des propriétaires apathiques. La réduction des exigences de quorum donne à une association plus de flexibilité dans ses activités. L’abaissement des exigences de quorum encourage la participation du propriétaire parce que le propriétaire qui veut voter «non» sur une question peut choisir de ne pas assister à une réunion, et en fait, le vote «non» n’est exprimé par aucune partie. prendre. L’augmentation des exigences de quorum oblige le propriétaire à se joindre à l’assemblée pour enregistrer son vote «non». Le changement de documents ne doit pas être un processus décourageant. Les communautés doivent être préparées au changement. La modification des documents doit être efficace et possible. En abaissant le pourcentage nécessaire pour approuver un changement, nos communautés deviendront plus viables pour l’avenir.

4. Les documents doivent être approuvés par les créanciers hypothécaires.

Bien que cette exigence soit toujours nécessaire pour permettre aux communautés de condominiums de permettre le financement par des prêts garantis par le gouvernement, les communautés unifamiliales n’ont plus besoin de l’approbation du créancier hypothécaire. Dans notre monde hypothécaire en constante évolution, les communautés non condominiales qui souhaitent envisager d’éliminer les exigences hypothécaires peuvent également envisager d’autoriser le conseil d’administration à apporter des modifications aux documents relatifs aux prêts garantis par le gouvernement au besoin.

5. Les documents permettent uniquement à l’association de faire respecter les engagements et les règles en déposant une action en justice.

L’action en justice est l’outil d’application le plus coûteux dont dispose une association. En modifiant les documents pour évaluer les coûts conformément au Condominium Act de Virginiaia ou au Property Owners ‘Association Act, une application moins chère des associations est possible. Les associations devraient également envisager d’ajouter des dispositions permettant à l’association de fournir une «auto-assistance» dans certaines situations. Des maisons abandonnées qui sont négligées et en mauvais état ont frappé certaines communautés. Permettre à l’association de corriger la lacune et d’évaluer les coûts contre le propriétaire est plus efficace et moins coûteux qu’un procès.

6. Les documents contiennent des limites irréalistes pour les augmentations de notation.

Toutes les communautés veulent réduire les notes. Cependant, la réalité pour certaines communautés est qu’elles sont incapables de payer les frais de fonctionnement nécessaires et de financer adéquatement les comptes de réserve parce que les documents limitent le nombre de cotes pouvant être augmentées. En modifiant les documents, l’association peut supprimer les plafonds obsolètes et les remplacer par un plafond qui permet une budgétisation appropriée par l’association.

7. Les documents contiennent des restrictions strictes sur les types de matériaux de construction autorisés dans la communauté.

Les matériaux de construction d’aujourd’hui ont changé. Offrir de la flexibilité dans les documents pour permettre l’utilisation de nouveaux matériaux est non seulement convivial, mais peut également permettre à l’association de réaliser d’importantes économies de coûts pour ses responsabilités.

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